Utbildande projektledning

Som projektledare går stor del av tiden åt att förklara för verksamheten vad IT egentligen gör Vad syftet med olika installationer, konfigurationer, operationer migrationer och evigt kabeldragande är. En av mina mest använda verktyg är whiteboard (med inkluderande pennor i olika kulörer) på vilken jag ritar fyrkanter, cirklar, pilar och okrypterade förkortningar. När dessa symboler och helt oförklarliga förkortningar fastnat på den vita väggen ser oinvigda mötesdeltagare högst besvärade ut. Ofta bra mycket mer besvärade än de gjorde när mötet började. Nu är det viktigt att agera innan hälften eller fler av mötesdeltagarna flyr fältet.

Dra paralleller

Ett av de knep jag använder är att jag drar paralleller till sådant jag förväntar mig att deltagarna känner till. En mapp blir en låda, ett kluster en grupp och en Hyper-V host blir en behållare bestående av alla deras affärskritiska system. Jag pratar om vägar och trafik som om det vore mötesdeltagaren själv som satt fast på Essingeleden, stormade fram på autobahn eller semestercruisade på en liten landsortsväg på Väddö. Personligen är jag ganska yvig så jag låter kroppsspråket hjälpa till att förklara.

Lyssna

Det är viktigt att lyssna, inte bara på kravspecifikationer, önskemål, otydliga beställningar och förhoppningar. Det är även viktigt att lyssna på hur mötesdeltagaren uttrycker sig. Trevande och osäkra frågor och påstående betyder med stor sannolikhet att deltagaren inte riktigt förstår. Jag ser då till att vara extra tydlig och förklarar igen vad det är jag vill säga.

Viktiga beslut kräver förståelse

Ett möte som bara är ett möte eller leder till ett annat möte är sällan ett bra sådant. Det ska leda till aktiviteter och vettiga beslut kan endast tas om man förstår vad man beslutar om. Då jag vill att varje del i ett projekt ska ge kunden en känsla av att man gjort framsteg så behöver jag dessa beslut. Man kan säga att det är de som livnär mig.

Som kund har du rätt att kräva förståelse!